ZAPYTANIE OFERTOWE TWK z dnia 06.02.2023 r.
Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy zamówienia usługi audytu zewnętrznego projektu finansowanego w części ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) w ramach Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową – oraz wydanie opinii w tym zakresie.
Zamawiający jako lider Projektu:
Polskie Towarzystwo Walki z Kalectwem Oddział w Gorzowie Wielkopolskim
ul. Kosynierów Gdyńskich 81; 66-400 Gorzów Wielkopolski
REGON 210344300 NIP 5991113787 KRS 0000311988
adres strony internetowej: http://twkgorzow.org.pl
e-mail twkgorzow@interia.pl
Partner Projektu
Fundacja Krok za Krokiem
ul. Macieja Palacza 96/1, 60-274 Poznań
REGON 362086840 NIP 6681971652 KRS 0000568617
Partner Projektu
Polskie Towarzystwo Stwardnienia Rozsianego Oddział Wojewódzki w Szczecinie
ul. Dworcowa 19; 70-206 Szczecin
REGON 810745925 NIP 8522302081 KRS 0000131441
I. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest :
Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pod nazwą: „Pięć + 1 sposobów na lepsze jutro” – II edycja Realizowanego w ramach umowy z PFRON-em w terminie od 10.04.2022 do 31.03.2023 Przedmiotowy okres finansowania realizowany jest w ramach umowy z 19.05.2022 nr ZZO/000137/04/D. Audytowi podlega okres finansowania od 01.04.2022 do dnia rozpoczęcia audytu.
Okres realizacji projektu 01.04.2022 – 31.03.2023 całkowite koszty 1 823 131,44 zł (słownie złotych: jeden milion osiemset dwadzieścia trzy tysiące sto trzydzieści jeden zł 44/100).
W tym kwota dofinansowania ze środków PFRON 1 718 971,44 zł (słownie złotych: jeden milion siedemset osiemnaście tysięcy dziewięćset siedemdziesiąt jeden zł 44/100), w tym:
- Polskie Towarzystwo Walki z Kalectwem Oddział w Gorzowie Wielkopolskim do wysokości 581 537,72 zł (słownie złotych: pięćset osiemdziesiąt jeden tysięcy pięćset trzydzieści siedem 72/100),
- Fundacja Krok za Krokiem do wysokości 573 424,94 zł (słownie złotych: pięćset siedemdziesiąt trzy tysiące czterysta dwadzieścia cztery złotych 94/100),
- Polskie Towarzystwo Stwardnienia Rozsianego Oddział Wojewódzki w Szczecinie do wysokości 564 008,78 zł (słownie złotych: pięćset sześćdziesiąt cztery tysiące osiem złotych 78/100),
II Zakres audytu zewnętrznego
- Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Wnioskodawcę. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Wnioskodawcę dokumentach związanych z realizowanym projektem.
- W ramach audytu badać należy:
- Księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu
- Dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych.
- Zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/ lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania, zgodność ze stanem faktycznym realizacji projektu ( w tym prawidłowo rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzenia w/w dokumentów ) a także zgodność z wymogami zawartymi w umowie.
- Audyt obejmuje w szczególności :
- Weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji projektu (okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy, dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych.
- Ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m. innymi czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji projektu.
- Sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami w umowie.
- Kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości ( Dz. U. Nr 152, poz 1223 z poźn. zm) w części dotyczącej audytowanego projektu.
- Sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie.
- Sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy ( w szczególności w zakresie podatku VAT ).
- Weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu.
- Weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r o ochronie danych osobowych ( Dz. U z 2002 nr 101, poz 926 z późn. zm).
- Weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy
- Weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji projektu.
- Sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
- Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącym załącznik do Komunikatu nr 4 Ministra Finansów z dnia maja 2011 w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF z 2011 r nr 5 poz 23).
- Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych znajdują się na stronie.
II. Wybór audytora
Wykonawca zobowiązany jest do przekazania wraz z ofertą dokumentów potwierdzających kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do realizacji usług.Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w w/w zakresie rozumie się:
- Dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach
- Posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych ( przynajmniej 3 projekty)
- Posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystaniem środków publicznych
- Posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego
- Osoby przeprowadzające audyt winny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od realizatora i od PFRON ( oświadczenie załącznik nr 1)
- Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta
Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest do złożenia
- Wykazu wykonanych audytu zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania
- Wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia
- Potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego
- Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia.
III. Termin wykonania zamówienia
Termin wykonania audytu od 03.do 20 marca 2022 roku
Termin przekazania raportu z przedmiotu zamówienia do 31 marca 2022
IV. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta audytora powinna być:
- Sporządzona w języku polskim
- Opatrzona pieczątką firmową
- Posiadać datę sporządzenia
- Zawierać adres lub siedzibę oferenta , numer telefonu , NIP , adres e mail i ew. strony internetowej
- Podpisana czytelnie przez Wykonawcę
- Zawierać oświadczenie o posiadanych kwalifikacjach zgodnie z wytycznymi PFRON
- Zawierać cenę brutto za usługę
- Zawierać wykaz wykonanych audytów lub projektów finansowych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania
- Zawierać wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia
- Zawierać oświadczenie stanowiące załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
V. Koperta z ofertą powinna być
- Opatrzona pieczątką firmowa
- Zawierać nr telefonu i adres mailowy
- Opis koperty: „Oferta na audyt zewnętrzy projektu realizowanego przez TWK o. Gorzów Wlkp. Fundację Krok za Krokiem i PTSR o. Wojewódzki w Szczecinie
VI. Miejsce i termin składania ofert
- Oferta w wersji papierowej powinna być złożona w biurze Zamawiającego – Lidera w godzinach dyżurów lub wysłana Poczta Polska na adres ul. Kosynierów Gdyńskich 81 66-400 Gorzów Wlkp. do dnia 15 lutego 2022r
- Oferty złożone lub wysłane po terminie nie będą rozpatrywane
- Ocena ofert zostanie dokonana do dnia 20 lutego 2023, a wyniki zostaną ogłoszone na stronie internetowej pod adresem http://twkgorzow.org.pl/ do dnia 22.02.2023 . Jeśli wszystkie oferty będą miały wyższa niż przewidziano w budżecie – wtedy będą przeprowadzone negocjacje warunków obniżenia oceny
- Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronach internetowych http://twkgorzow.org.pl/
VII. Kryteria oceny ofert
cena – 100%
VIII. Dodatkowe informacje:
Osoba do kontaktu: Barbara Kadziewicz – prezes TWK, nr tel. +48 696 439 695